|
با توجه به گستردگی هر سازمان و پراکندگی اموال، این افراد مسئولیت سنگینی داشته و معمولاً نظارت بر اموال بسیار زمان یر خواهد شد. زیرا عدم توجه برخی از کارمندان هر سازمان به فرایند نقل و انتقال اموال، باعث جا به جایی در محل استقرار کالا خواهد شد که غالباً امین اموال از آن بی اطلاع است و این یکی از مهمترین دلایل اموال گردانی است.
ضمناً به علت زمان بر بودن اموالگردانی در بهترین حالت سالیانه فقط یکبار اموال گردانی صورت میگیرد و حتی در برخی از سازمان ها این فرایند با استناد به دفتر اموال یا نرم افزارهای موجود صورت می پذیرد نه بصورت اموال گردانی فیزیکی.
امروزه تمامی سازمانها و مراکز بزرگ مجهز به سیستم نرم افزاری یکپارچه ای هستند که علاوه بر امور مالی و پرسنلی و ... کار تولید برچسب اموال و ثبت اموال را انجام میدهند، اما همین سیستم فرایند فیزیکی اموالگردانی را انجام نمی دهد و در بهترین حالت امین اموال باید با یک پرینت از اموال هر فرد، به محل مراجعه کرده و با قلم و کاغذ اقدام به جمع آوری اطلاعات جدید کرده و مغایرتها را بنویسد.
شرکت رای دانا پس از چند سال بررسی فرایند فیزیکی اموالگردانی در سازمانهای کوچک و بزرگ دولتی و غیر دولتی و مشاوره با کارشناسان مجرب مالی اقدام به تولید نرم افزار واسط اموال گردانی ( نرم افزار اموال ) نموده که بعنوان یک مکمل در کنار سیستم های موجود، فرایند فیزیکی اموال گردانی را مکانیزه کرده است. در این سیستم اطلاعات از طریق یک نرم افزار واسط به دستگاه بارکد خوان قابل حمل ( دستگاه پرتابل یا هند هلد ) انتقال می یابد. این اطلاعات شامل نام اموال، محل اسقرار و شخص تحویل گیرنده میباشد، اموال گردان با مراجعه به هر محل و انتخاب فرد مورد نظر تمامی اموال را روئیت کرده و با خواندن بارکد هر یک از اموال، روئیت آن در سیستم ثبت می شود. چنانچه اموالی روئیت شود که محل استقرار آن، مکان جاری نباشد محل استقرار اصلی آن اعلام میگردد و به عنوان مغایرت در سیستم ثبت میگردد. همچنین پس از روئیت اموال می توان با مشاهده لیست اموال روئیت نشده در دستگاه PDA، اموالی را که روئیت شده مشاهده نمود.
با توجه به سرعت بالای فرایند فوق به سرعت و سهولت میتوان در زمان بسیار کوتاهی کار اموالگردانی را انجام داد و به علت سرعت بالا حتی میتوان در سال 2 یا 3 بار اموالگردانی کرد.
در برخی از سازمانها نیز به علت مغایرت بالا بین وضعیت اموال در سیستم و وضعیت واقعی آنها (بیش از 20درصد) نیاز به صورت برداری مجدد اموال می باشد که این شرکت در این زمینه نیز با ارائه نرم افزار جمع آوری اموال بصورت کاملاً مکانیزه این فرایند را مدیریت کرده و با سرعتی بسیار بالا اموال را صورت برداری می نماید. در این سیستم با استفاده از دستگاه قابل حمل جمع آوری اطلاعات ، اموال طبق مکانیزم بسیار ساده و خاص صورت برداری شده و در قالب یک فایل اطلاعاتی تحویل می گردد. که این فرایند نیز با توجه به مکانیزه بودن بسیار سریعتر از روشهای سنتی متداول انجام پذیر خواهد بود. همچنین چنانچه اطلاعات قبلی اموال نیز موجود باشد گزارشات کاملی از مغایرت های موجود قابل ارائه خواهد بود.
در هر دو سیستم فوق با تخلیه اطلاعات جمع آوری شده از دستگاههای پرتابل ، گزارشات کامل و جامعی قابل ارائه خواهند بود.
|